Teilnehmer im Sammelimport anlegen

Bevor Sie starten

Wann sich der Sammelimport lohnt

Statt jeden Teilnehmer einzeln über Teilnehmer verwalten anzulegen, übernehmen Sie mit dem Sammelimport eine ganze Liste auf einmal, etwa aus einer Excel-Tabelle oder einer E-Mail mit mehreren Adressen.

Was Sie brauchen

Im Grunde nur eine gültige E-Mail-Adresse pro Person. Vorname und Nachname sind hilfreich, aber nicht zwingend, planni weist bei fehlendem Namen lediglich darauf hin, blockiert den Import dadurch aber nicht.

Daten importieren

Öffnen Sie den Tab Teilnehmer des Events und klicken Sie auf das Import-Symbol neben dem Download-Symbol.

Wählen Sie zwischen Datei hochladen und Text einfügen. Beim Hochladen ziehen Sie eine Datei in das Feld oder wählen sie über den Dateidialog aus. Beim Einfügen kopieren Sie die Daten direkt hinein, ein Teilnehmer pro Zeile.

Prüfen Sie die Vorschau und korrigieren Sie ungültige Zeilen, siehe unten.

Entscheiden Sie im letzten Schritt über Workflows und starten Sie den Import.

Unterstützte Formate

Weg	Format
Datei hochladen	CSV, TSV, TXT, Excel (.xlsx, .xls) oder OpenDocument (.ods)
Text einfügen	Tab-getrennt (aus Excel kopiert), Semikolon-, Komma- oder Pipe-getrennt

Eine Vorlage zum Download gibt es nicht, das Format ist bewusst flexibel gehalten.

Wie planni die Spalten erkennt

Es gibt keine festen Pflichtspalten, die Erkennung arbeitet inhaltlich:

Eine Kopfzeile mit Begriffen wie "Vorname", "Nachname" oder "E-Mail" wird automatisch erkannt und übersprungen.
Von den übrigen Spalten einer Zeile gilt alles vor der erkannten E-Mail-Spalte als Name (die erste als Vorname, der Rest als Nachname), alles danach wird ignoriert.
Auch das Format "Max Mustermann <max@beispiel.de>" sowie reine E-Mail-Zeilen werden erkannt.
Einzig verpflichtend ist eine gültige E-Mail-Adresse. Fehlt der Nachname oder der ganze Name, markiert planni die Zeile mit einem Warnhinweis, importiert sie aber trotzdem.

Vorschau prüfen

Duplikate und bereits registrierte Kontakte

planni vergleicht die E-Mail-Adressen auf zwei Arten:

Innerhalb der importierten Liste: Taucht eine E-Mail-Adresse mehrfach auf, zählt nur der erste Treffer, die übrigen werden als Duplikate herausgefiltert und in einem ausklappbaren Hinweis aufgelistet.
Gegen das Event: Kontakte, die bereits als Teilnehmer registriert sind, werden erkannt, in der Vorschau ausgegraut und beim Import automatisch übersprungen.

Ungültige Zeilen korrigieren

Zeilen ohne erkennbare E-Mail-Adresse werden rot markiert. Solange solche Zeilen vorhanden sind, lässt sich der Import nicht starten, Sie müssen sie entweder korrigieren oder über das Papierkorb-Symbol aus der Liste entfernen.

Kapazität

Reicht die freie Kapazität des Events für die gesamte importierte Liste nicht aus und ist Überbuchung nicht erlaubt, lehnt planni den kompletten Import ab, statt nur einen Teil zu übernehmen. Sie sehen dann, wie viele Plätze frei sind und wie viele Sie importieren wollten. Erhöhen Sie die Kapazität oder erlauben Sie Überbuchung am Event, siehe Event erstellen.

Ab mehr als 100 importierbaren Zeilen weist planni auf einen größeren Import hin, der einige Sekunden dauern kann. Pro Importvorgang sind maximal 1.000 Teilnehmer möglich.

Workflows und Import starten

Workflows auslösen oder nicht

Bevor Sie den Import starten, zeigt planni Ihnen, ob für neue Registrierungen aktive Workflows hinterlegt sind. Über eine Checkbox entscheiden Sie, ob diese beim Import ausgelöst werden sollen. Sind keine aktiven Workflows vorhanden, weist planni Sie ausdrücklich darauf hin.

Was nach dem Import passiert

planni meldet Ihnen, wie viele Teilnehmer erfolgreich hinzugefügt wurden, wie viele bereits registriert waren und daher übersprungen wurden, und ob einzelne Einträge nicht importiert werden konnten. Die neu registrierten Teilnehmer werden für alle aktiven Module des Events gleichzeitig angemeldet, nicht nur für ein einzelnes.

Ein zuvor stornierter oder umgebuchter Kontakt blockiert einen erneuten Import nicht: planni meldet ihn einfach wieder als bestätigten Teilnehmer an.