Teilnehmer verwalten

Teilnehmer im Überblick

Wo Sie Teilnehmer finden

Öffnen Sie das Event und wechseln Sie zum Tab Teilnehmer. Die Tabelle listet alle Personen, egal ob sie über den Checkout gebucht haben oder von Hand eingetragen wurden.

Darüber liegen die Tabs Alle, Bestätigt, Warteliste, Storniert und Umgebucht. Damit finden Sie schnell zum Beispiel alle wartenden Teilnehmer, ohne die komplette Liste zu durchsuchen.

Zwei Status pro Teilnehmer

Jeder Teilnehmer hat zwei unabhängige Statusanzeigen:

Teilnehmerstatus: Bestätigt, Warteliste, Storniert oder Umgebucht. Eine stornierte Warteliste-Anmeldung erscheint ebenfalls unter Storniert. Der Status entscheidet, ob der Platz zählt.
Zahlungsstatus: der tatsächliche Zahlungsstatus bei Teilnehmern, die über eine Bestellung gebucht haben, oder Manuell bei Teilnehmern, die Sie selbst ohne Bestellung angelegt haben.

Ein Tooltip an der Kapazitätsanzeige zeigt Ihnen jederzeit, wie viele Teilnehmer welcher Gesamtkapazität gegenüberstehen.

Teilnehmer hinzufügen

Klicken Sie im Tab Teilnehmer auf "+ Teilnehmer hinzufügen". planni öffnet eine Seitenleiste.

Suchen Sie einen vorhandenen Kontakt per E-Mail, oder legen Sie eine neue Person mit Vorname, Nachname und E-Mail an, falls sie noch nicht existiert. Bereits für dieses Event angemeldete Kontakte schlägt planni in der Suche nicht noch einmal vor.

Entscheiden Sie zwischen "Bestätigt anmelden" und "Auf Warteliste setzen". Bestätigt belegt sofort einen Platz und löst eine Anmeldebestätigung aus, die Warteliste belegt keinen Platz und löst keine Bestätigung aus.

Füllen Sie bei Bedarf zusätzliche Felder aus, die das Produkt des Events mitbringt, und speichern Sie.

Ein Teilnehmer lässt sich unabhängig vom Status des Events hinzufügen, solange es mindestens ein Modul hat, das noch nicht vorbei ist. Ist die Kapazität bereits erreicht und keine Überbuchung erlaubt, wählt planni automatisch die Warteliste vor und sperrt die Option "Bestätigt anmelden".

Wie Sie Kapazität und Überbuchung am Event selbst einstellen, steht unter Event erstellen.

Teilnehmer bearbeiten und stornieren

Daten ändern

Öffnen Sie einen Teilnehmer, um Vorname, Nachname, E-Mail und die produktspezifischen Zusatzfelder zu ändern. Der Speichern-Button wird erst aktiv, wenn sich tatsächlich etwas geändert hat.

Umbuchen und stornieren

Über das Aktionsmenü eines Teilnehmers stehen zusätzlich Umbuchen, Stornieren und, sofern der Teilnehmer über eine Bestellung gebucht hat, Zur Bestellung springen zur Verfügung. Ist das Event bereits abgeschlossen (Fertig), sind beide Aktionen gesperrt, der Teilnehmer bleibt in seinem letzten Stand als Historie erhalten.

Warum eine Aktion ausgegraut ist

Bereits storniert oder umgebucht: Diese Einträge bleiben als Historie stehen und lassen sich nicht erneut stornieren oder umbuchen. Melden Sie die Person stattdessen über Bestätigt anmelden oder Auf Warteliste setzen erneut an.
Das Event ist abgeschlossen: Umbuchen und Stornieren sind dann nicht mehr vorgesehen.

Teilnehmerliste exportieren

Über das Export-Symbol im Tab Teilnehmer laden Sie die aktuelle Liste herunter. Der Export ist deaktiviert, solange es keine bestätigten Teilnehmer gibt.

Best Practice aus dem Support: Legen Sie einen Kontakt zuerst unter Kontakte an oder importieren Sie ihn dort, und verknüpfen Sie ihn anschließend mit dem Event, statt ihn hier neu einzutippen. So vermeiden Sie doppelte Kontakte.