Der erste Durchlauf
Ein realistischer erster Weg durch planni, von einem Standort bis zur ersten automatischen E-Mail.
Worum es in diesem Durchlauf geht
Der empfohlene Weg
Dieser Artikel führt Sie einmal komplett durch den Weg, den die meisten neuen Unternehmen in planni nehmen: ein Standort, ein Produkt, daraus ein Event, der Checkout auf der Website und zum Schluss ein Postfach mit einem Workflow, der automatisch antwortet. Die Grundbegriffe dahinter stehen kurz unter Was ist planni?. Hier geht es um die konkreten Klicks.
Jeder Schritt verlinkt auf den Artikel, der ihn im Detail behandelt. Dieser Durchlauf zeigt Ihnen, wie die Schritte zusammenhängen, nicht jedes einzelne Feld.
Am einfachsten testen Sie planni mit einem einzigen Event weit in der Zukunft: Produkt anlegen, Event daraus erstellen, sich selbst als Teilnehmer eintragen, veröffentlichen. So erleben Sie den ganzen Weg einmal von Anfang bis Ende, bevor Sie viele echte Events anlegen.
Was Sie am Ende haben
Ein veröffentlichtes, buchbares Angebot auf Ihrer Website, ein angebundenes Postfach und eine Bestätigungs-E-Mail, die automatisch verschickt wird, sobald jemand bucht.
Bevor Sie anfangen
Sie brauchen eine Rolle mit Zugriff auf Standorte, Produkte, Events, Checkout und E-Mail, also mindestens Backoffice-Manager (Details unter Rollen und Rechte).
Schritt 1: Einen Standort anlegen
Wo Ihre Module stattfinden
Ein Standort wird einmal zentral angelegt und steht danach für beliebig viele Events zur Verfügung. Öffnen Sie Standorte unter Eventmanagement und klicken Sie auf Standort hinzufügen. Für einen physischen Ort tragen Sie Name, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land ein, für ein Online-Meeting Titel, Plattform, Link und gegebenenfalls einen Zugangscode.
Die vollständige Anleitung steht unter Standorte.
Schritt 2: Ein Produkt anlegen
Was ein Produkt ist
Ein Produkt ist die Vorlage für das, was Sie verkaufen: Name, Preis und, bei einem Event-Produkt, die Modulstruktur. Erst aus dieser Vorlage entsteht später das Event mit konkreten Terminen.
Die Kurzfassung
Öffnen Sie "Produkte" unter Commerce und klicken Sie auf Produkt erstellen. Wählen Sie den Typ Event-Produkt, wenn Sie einen buchbaren Termin oder eine Terminreihe verkaufen möchten.
Füllen Sie Produktname, Nettopreis, Steuersatz und die maximale Teilnehmeranzahl aus. Bei einem mehrteiligen Angebot, etwa einer Ausbildung über mehrere Tage, legen Sie im Schritt Module fest, wie viele Module es gibt und wie sie heißen. Die tatsächlichen Termine dazu setzen Sie erst im nächsten Schritt.
Legen Sie im Schritt Checkout fest, welche Angaben Teilnehmer und Besteller beim Kauf machen sollen, und schließen Sie im Schritt Sonstiges mit Kalenderfarbe und, falls gewünscht, einer Checklisten-Zuordnung ab.
Die ausführliche Anleitung mit allen Feldern steht unter Produkte und Kategorien.
Ein Produkt ist erst dann im Checkout sichtbar, wenn es Aktiv ist und mindestens ein veröffentlichtes, in der Zukunft liegendes Event hat. Beides prüfen Sie am Ende dieses Durchlaufs.
Schritt 3: Ein Event erstellen
Der Event-Assistent
Ein Event entsteht immer aus einem Produkt, über einen mehrstufigen Assistenten. Öffnen Sie Events unter Eventmanagement, klicken Sie auf Event erstellen und wählen Sie Einzelnes Event. Im Schritt Details wählen Sie Ihr neues Produkt, planni übernimmt Preis und Teilnehmeranzahl automatisch. Im Schritt Module terminieren Sie entweder mit dem Assistenten (Startdatum und Rhythmus, etwa aufeinanderfolgende Werktage) oder manuell, und legen mit Standort für alle und Trainer für alle die Vorgaben für alle Module auf einmal fest, überschreibbar pro Modul. Im Schritt Prüfen sehen Sie den ganzen Überblick vor dem Anlegen.
Entwurf oder direkt veröffentlichen
Solange Sie noch etwas ändern möchten, etwa weil ein Trainer fehlt, speichern Sie mit Als Entwurf speichern. Erst mit Event veröffentlichen erscheint das Event im Checkout auf Ihrer Website. Die vollständige Anleitung mit allen Feldern steht unter Event erstellen.
Schritt 4: Den Checkout einbinden
Zwei Bausteine, ein Code-Snippet
Ein veröffentlichtes Event ist im System buchbar, aber noch nirgends sichtbar. Dafür gibt es unter Commerce → Checkout zwei Bausteine:
- Eine Termintabelle, ein Widget, das Sie als Code-Snippet in Ihre Website einbetten und das Ihre veröffentlichten Termine als Tabelle zeigt, mit Preis und Buchen-Button je Zeile. Sie aktualisiert sich automatisch, Sie müssen Termine auf Ihrer Website also nicht manuell pflegen.
- Ein Warenkorb, der beim Klick auf Buchen erscheint und optional als eigenes Element geöffnet werden kann.
Beides binden Sie über Einbettungsanleitung in Ihre Website ein, mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung samt Code zum Kopieren.
Was Sie für diesen Durchlauf brauchen
Für einen ersten Test genügt eine Termintabelle, gefiltert auf Ihr neues Produkt. Wie Sie eine Termintabelle erstellen und den Warenkorb konfigurieren, steht unter Checkout konfigurieren.
Schritt 5: Postfach verbinden und einen Workflow einrichten
Damit Buchungen automatisch beantwortet werden
Damit Bestellungen automatisch eine Bestätigungs-E-Mail auslösen, verbinden Sie zuerst ein Postfach unter Einstellungen → E-Mail (Microsoft 365 oder IMAP/SMTP). Erst danach kann ein Workflow eine E-Mail über dieses Postfach verschicken. Richten Sie anschließend unter Automatisierung → Workflows einen Workflow mit dem Auslöser Bestellung erstellt ein und wählen Sie dafür eine E-Mail-Vorlage, zum Beispiel eine Bestellbestätigung.
Die Anleitungen dazu stehen unter E-Mail, Workflows und E-Mail-Vorlagen.
Die erste Bestellung nachvollziehen
Was beim Checkout automatisch entsteht
Bucht jemand über die Termintabelle, entstehen automatisch eine Bestellung, eine Anmeldung der teilnehmenden Person zum Event und, falls die E-Mail-Adresse noch unbekannt ist, ein neuer Kontakt. Öffnen Sie Bestellungen unter Commerce, die neue Bestellung steht oben in der Liste. Mehr dazu unter Eine Bestellung verstehen.
Wenn etwas nicht klappt
Das Event erscheint nicht im Widget
Prüfen Sie drei Dinge: Ist das Produkt Aktiv? Ist das Event veröffentlicht? Und liegt mindestens ein Modul in der Zukunft? Fehlt eines davon, zeigt planni das Event nicht an.
Die Bestätigungs-E-Mail kommt nicht an
Prüfen Sie, ob das Postfach unter Einstellungen → E-Mail erfolgreich verbunden ist und ob der Workflow aktiv geschaltet ist. Ohne verbundenes Postfach kann kein Workflow eine E-Mail verschicken.